KI in der Verwaltung: Was der Nutzen wirklich belegt

Über KI in der Verwaltung wird viel berichtet. Über ihren gemessenen Nutzen deutlich weniger.

Für mein zweites Buch, nach „Wie KI heute Zeit und Geld spart“, recherchiere ich seit Monaten KI-Projekte in Kommunen und Behörden. Bisher sind es 30 Fallprofile aus Deutschland und dem Ausland. Dieser Artikel fasst zusammen, was sich daraus schon sagen lässt. Und was nicht.

Wer über KI in Kommunen liest, stößt auf drei sehr verschiedene Dinge, die oft gleich klingen:

• Förderankündigungen: Ein Projekt bekommt Geld. Über das Ergebnis sagt das nichts.
• Projekte im Betrieb: Ein System läuft. Ob es Zeit spart, ist damit noch nicht gemessen.
• Geprüfte Projekte: Eine externe Stelle hat Wirkung oder Wirtschaftlichkeit untersucht.

Die dritte Gruppe ist die kleinste. Sie ist aber die einzige, aus der sich belastbar lernen lässt.

Großbritannien: Das Arbeitsministerium DWP schätzt einen durchschnittlichen Zeitgewinn von 19 Minuten pro Tag über acht Routineaufgaben (95-%-Intervall 17–22 Minuten). Die Studie nutzt eine Vergleichsgruppe. Grenzen: Selbstauskunft der Beschäftigten, keine Messung vorher.

Kreis Borken: Gemeldet werden 35 % Zeitgewinn in ausgewählten Arbeitsschritten und rund 20 % im Gesamtprozess „Hilfe zur Pflege“. Der Unterschied zwischen Teilschritt und Gesamtprozess ist der wichtigste Punkt dieser Meldung. Rohdaten sind nicht veröffentlicht.

Schweiz: Beim Bundesgericht spart eine zusätzliche KI für die Anonymisierung von Urteilen laut Eidgenössischer Finanzkontrolle keine Zeit. Sie dient der Qualitätssicherung. Das ist kein Scheitern. Das Ziel war Fehlervermeidung, nicht Tempo.

Bremen setzt für einen KI-Assistenten circa fünf Minuten Ersparnis pro Tag und Beschäftigtem an und bringt das mit rund 100 Vollzeitstellen in Verbindung. Die fünf Minuten sind eine Planannahme. Geplant sind zusätzliche Kosten von 485.000 € für 2025 und 570.000 € für 2026. Gestrichene Stellen sind nicht nachgewiesen.

Estland zählte einmal rund 130 KI-Lösungen in der Verwaltung. Ein Prüfbericht relativiert das: Viele davon seien keine KI, viele noch im Test.

Der Bundesrechnungshof stellte für den Erhebungsstand 2021 fest: Bei über 60 % der Verfahren mit Datenanalyse und KI in der Bundesverwaltung fehlte eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Das ist ein historischer Befund und kein aktueller Kommunalwert. Er zeigt aber, wo die Lücke liegt.

Für Kommunen und Unternehmen gilt dasselbe:

1. Den Vorgang eng fassen. Nicht „Bürgerservice“, sondern „Vollständigkeitsprüfung eines bestimmten Antrags“.
2. Vorher messen. Fallzahl, Bearbeitungszeit, Rückfragen und Fehler vor dem Start erfassen.
3. Teilschritt und Gesamtprozess trennen. 35 % in einem Schritt sind nicht 35 % im Ganzen.
4. Das Ziel benennen. Zeit, Qualität oder Erreichbarkeit: Jedes braucht ein anderes Maß.
5. Klären, was mit gewonnener Zeit passiert. Erst dann wird aus Zeit auch Geld.

Die Recherche ist nicht abgeschlossen. Es fehlen eigene Interviews, Originalmessdaten und vollständige Kostenbelege. Eine Buchthese lege ich erst fest, wenn diese Daten vorliegen.

Wer in einer Verwaltung KI einsetzt und Erfahrungen teilen möchte, erreicht mich über markt-machen.de/kontakt.